Soms word je er niet goed van: je mailbox blijft maar vollopen met berichten. Als je de één hebt afgehandeld, is de volgende alweer binnen. Je ontvangt niet alleen externe e-mails, maar ook een hoop berichten van collega's en andere afdelingen. Best storend, want lang niet elk bericht vraagt direct om een antwoord, maar trekt wel je aandacht. In dit artikel lees je hoe een Intranet tool helpt om de interne communicatie beter te organiseren.
Collega's sturen elkaar vaak (onbewust) de hele dag door e-mailberichten met nieuwtjes en dergelijke. Natuurlijk goed om interne informatie te delen, maar vind je het ook niet ontzettend storend? Zo kan het goed zijn dat een medewerker op een normale werkdag om 09.51 uur een e-mail ontvangt over het 25-jarig jubileum van Jan, om 11.02 de wekelijkse nieuwsbrief binnenkrijgt en om 13.22 uur een e-mail ontvangt over het nieuwe broodje kip kerrie dat is toegevoegd aan het menu van de bedrijfskantine. En dan heb ik het nog niet eens over alle schriftelijke mededelingen die door het hele pand rondwaren op losse papiertjes. Allemaal leuke informatie, maar wel storend en verwarrend om het zo ongestructureerd en onregelmatig te ontvangen.
Intranet
Met behulp van een Intranet tool, kun je het delen van interne informatie beter organiseren. Het zorgt ervoor dat alle bedrijfsinformatie op één plek te vinden is en schriftelijke mededelingen niet meer nodig zijn. Binnen een Intranet tool kun je vaak ook een centraal archief maken met handleidingen en foto's. Daarnaast kun je dikwijls een smoelenboek ontwikkelen, zodat collega's elkaar kunnen opzoeken. Ook op het gebied van content marketing biedt een Intranet voordelen:
- Je kunt er input voor blogartikelen verzamelen en opslaan.
- Je kunt inspiratie voor nieuwe blogs opdoen door het stellen van een vraag.
- Je kunt je blogs onder de aandacht brengen door ze te delen.
Het grootste voordeel van een Intranet is in mijn ogen dat je zelf kunt bepalen wanneer je interne informatie wilt lezen: je wordt niet continu gestoord bij elk nieuw bericht. Zo kun je bijvoorbeeld elke dag één keer even kijken of er nog nieuwtjes zijn.
Tool: Yammer
Yammer is een handige tool voor het organiseren van de interne communicatie. De tool is opgericht in 2008 en onderdeel van de Microsoft Office Division. Het wordt ook wel gezien als het interne (besloten!) Twitter account van een organisatie, maar naar mijn idee is het veel meer dan dat. Via Yammer kun je inderdaad op eenvoudige wijze nieuws en kennis delen met je collega's, maar juist ook documenten en ervaringen. Het gaat dus verder dan enkel nieuwtjes delen. Bovendien kun je om advies vragen of bekijken welke (nog onbekende) collega je zou kunnen helpen bij een nieuw project. Collega's kunnen direct reageren en alle reacties zijn zichtbaar voor iedereen. Zo zou het kunnen zijn dat een collega van een andere vestiging alles weet van een bepaald onderwerp en jou uitstekend kan helpen bij een project. Zo hoef je geen externe specialist in te huren.
Yammer is een tool in de cloud en werkt ook uitstekend op smartphones en tablets.
Praktijkvoorbeeld
Naast verschillende commerciële bedrijven wordt Yammer ook gebruikt door onder andere de Ministeries van Buitenlandse Zaken en Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. In de onderstaande video zie je op welke wijze Yammer bij Rijkswaterstaat wordt ingezet:
