Als marketeer komt het wel eens voor dat je een event moet organiseren. Elk event - groot of klein - vereist een gestructureerde aanpak. We zeggen niet voor niets "Een goed begin is het halve werk". Bij het organiseren van een event komt veel kijken: uitnodigingen schrijven en versturen, registraties/ tickets verwerken, promotie maken enzovoort. Al deze zaken nemen veel tijd in beslag. Een handige tool om je hierbij te ondersteunen is Eventbrite.
In dit artikel vertel ik wat Eventbrite is en wat deze tool allemaal te bieden heeft.
Wat is Eventbrite?
Eventbrite is een online tool voor het organiseren van evenementen. Met behulp van Eventbrite is het onder andere eenvoudig om tickets te verkopen of deelnemers te registreren. Wellicht denk je dat de tool alleen geschikt is voor grote evenementen, maar het is juist ook voor kleine evenementen te gebruiken. Denk aan het organiseren van een personeelsfeest of netwerkborrel.
Wat kun je met Eventbrite?
- Uitnodigingen schrijven en versturen naar genodigden
Met Eventbrite is het schrijven en versturen van uitnodigingen een eenvoudige klus. Als je de tekst voor de uitnodiging klaar hebt, zet je deze in Eventbrite en upload je de contacten. Dit kun je het beste doen door een Excel lijst met namen en e-mailadressen te uploaden. Als je dit gedaan hebt, rolt er direct een professionele en mooi opgemaakte uitnodiging uit. Versturen maar!
- Tickets verkopen
Het proces van het verkopen van tickets kun je gemakkelijk inrichten. Je geeft de tickets een naam en eventueel een prijs. Je stuurt de ticket-link van Evenbrite in de uitnodiging mee, zodat je gast direct een ticket kan kopen of zich kan aanmelden. Uiteraard kun je de ticket-link van Eventbrite ook promoten via social media kanalen. Denk er dan wel aan dat het een openbaar evenement moet zijn, want je bereikt hiermee veel mensen (pas op voor Project X situaties). Daarnaast is het mogelijk om een aanwezigenlijst toe te voegen of te laten zien hoeveel tickets er nog te verkrijgen zijn.
- Het aantal aanmeldingen gemakkelijk overzien
Wanneer er steeds nieuwe aanmeldingen binnen druppelen, wil je natuurlijk kunnen zien welke genodigden zich aangemeld hebben. Eventbrite biedt op ieder gewenst moment een duidelijk overzicht van het aantal aanmeldingen. Zo kun je precies zien wie zich heeft aangemeld en wanneer.
- Reminders versturen
Een reminder kun je versturen als je nog wat meer aanmeldingen wenst binnen te krijgen of genodigden wilt herinneren aan het event. Naar mijn idee is het sowieso belangrijk om kort voor het event een reminder te sturen, zodat jouw beoogde gasten het event niet per ongeluk voorbij laten gaan. Vergeet niet een routebeschrijving mee te sturen.
- Promoten via social media
Als je jouw openbare event online wilt promoten, kun je gebruik maken van de sociale stream van Eventbrite. Dit is een functie waarmee je zowel Instagram als Twitter berichten over je evenement kunt publiceren op je evenementpagina. Dit doe je door jouw evenement te verbinden met jouw social media kanalen en vervolgens eigen hashtags aan te maken om specifieke content te verzamelen over jouw evenement.
- Naambadges maken
Als alle aanmeldingen binnen zijn en het evenement bijna nadert, is het eenvoudig om via Eventbrite naambadges te maken. Het werkt simpel: je kiest het formaat uit en je kunt zelf bepalen welke gegevens je er op wilt drukken. Zo kun je bijvoorbeeld kiezen uit voornaam, achternaam, bedrijfsnaam en dergelijke. Erg handig!
- Bedank e-mail versturen
Het is van belang om elk evenement na afloop te evalueren en te bekijken waar verbeterpunten liggen. Op die manier kun je het de volgende keer nog beter laten verlopen. Daarnaast is het belangrijk om de deelnemers te bedanken. Zonder deelnemers, geen event! Zorg daarom voor een nette bedank e-mail. Ook dit is eenvoudig te regelen via Eventbrite.
Wat kost Evenbrite?
Het aanmaken van een evenement met Eventbrite is gratis. De tool blijft geheel gratis wanneer je tickets ook gratis zijn. Pas wanneer je geld vraagt voor tickets, krijg je een rekening. Eventbrite brengt kosten in rekening op basis van het gekozen pakket, land en valuta. Afhankelijk van je land van uitbetaling en betaalmethode, kunnen er aanvullende kosten voor de betalingsverwerking zijn. Op basis van drie pakketen worden de prijzen berekend. Klik hier om meer te weten te komen over de prijzen.
Kortom: Eventbrite is een ideale en uitgebreide tool dat alle facetten bevat voor het organiseren van een evenement. Maar wist je dat er nog veel meer mogelijkheden zijn om jouw duurzame marketingstrategie te verbeteren?
Download dan gratis het (!) whitepaper: Inbound Marketing
