Wanneer een bedrijf start met HubSpot, is dit vaak onder leiding van een paar kartrekkers binnen de organisatie. Een innovatieve marketeer die de activiteiten wil automatiseren, een commercieel directeur die overtuigd is van de kracht van inbound marketing, of een ambitieuze sales representative die toe is aan een moderne manier van verkopen. Het zijn deze early adopters die HubSpot introduceren binnen de organisatie en de eerste stappen zetten in het gebruik ervan. De uitdaging ligt echter vaak bij de volgende stap: HubSpot verder uitrollen binnen de organisatie. Je haalt tenslotte meer uit HubSpot als de volledige commerciële organisatie ermee werkt en alle activiteiten optimaal op elkaar zijn afgestemd. Makkelijker gezegd dan gedaan, want hoe zorg je voor draagvlak binnen je teams en maak je mensen enthousiast voor HubSpot? In dit blog geef ik een aantal tips voor een belangrijk onderdeel van een succesvolle HubSpot implementatie: het creëren van buy-in binnen de organisatie.
1. Neem de organisatie mee in het HubSpot implementatie proces
Het is slim om je collega’s al in een vroeg stadium mee te nemen in de keuze van het platform. Het helpt daarbij als teams meegenomen worden in het keuzeproces. Je creëert zo namelijk al in een vroeg stadium een gevoel van ownership over de keuze. Is dit niet mogelijk, leg dan in ieder geval goed uit hoe jullie tot de keuze voor HubSpot zijn gekomen en wat dit voor je teams betekent. Vaak gaat dit verder dan alleen de toolkeuze. In de meeste gevallen zal er een bepaalde visie of een verandering in het commerciële proces aan ten grondslag liggen. Je moet mensen eerst overtuigen van die visie en dat proces, voordat zij open staan voor de tool die daarbij hoort.
Iets verder in het proces is het belangrijk om je teams regelmatig te informeren over het HubSpot implementatie proces. Hoe ziet de planning eruit? Waar staan jullie nu? Wat zijn directe of indirecte effecten van de implementatie op dagelijkse werkzaamheden? Onduidelijkheid leidt vaak tot onzekerheid, en dat is geen goede basis voor een succesvolle interne uitrol.
2. Zet de early adopters in als HubSpot ambassadeurs
De early adopters die vanaf het begin voortvarend aan de slag gaan met HubSpot, zijn je real-life voorbeelden en ambassadeurs. Je teams nemen eerder van een collega aan hoe handig HubSpot is, dan van het management. Zorg dat de ambassadeurs actief en zichtbaar gebruikmaken van HubSpot functionaliteiten en laat hen ook hun ervaringen en successen over delen. Een simpel voorbeeld is een verkoper die zijn HubSpot meeting link naar collega’s stuurt voor het inplannen van een afspraak. Of een marketingmedewerker die tijdens de maandelijkse meeting de Powerpoint rapportage vervangt voor een HubSpot dashboard.
3. Deel successen!
De volgende tip sluit daar mooi op aan, want het delen van successen is nog altijd een goede manier om anderen te overtuigen. Dit kunnen de persoonlijke successen van een verkoper zijn die dankzij HubSpot meer deals sluit, maar ook successen op hoger commercieel niveau, bijvoorbeeld een flinke stijging in leads. Het kunnen meten en analyseren van bepaalde KPI’s op zich kan zelfs al de interesse van medewerkers – en vooral managers – aanwakkeren. Maak de successen die je met HubSpot behaalt en de rapportages en inzichten die je eruit haalt zeker een standaard onderdeel van belangrijke afspraken. Zo komen de vragen vanzelf; kun je dit ook meten in HubSpot? En kan ik ook zo’n rapport maken voor mijn activiteiten?
4. Faciliteer een HubSpot training
Uiteindelijk overtuig je collega’s vooral door hen te laten zien wat werken met HubSpot betekent voor de dagelijkse werkzaamheden en processen. Een goede manier om dat te doen is middels een HubSpot training. Met een HubSpot training op maat kun je de training heel precies afstemmen op jullie specifieke processen en werkwijze. Om zoveel mogelijk uit de HubSpot training te halen raad ik aan om op een aantal zaken te letten:
- Stel vooraf samen met de trainer leerdoelen op.
- Splits de training in verschillende onderdelen en laat collega’s alleen aansluiten bij de onderdelen die voor hen relevant zijn, zo raken ze niet verdwaald in de mogelijkheden.
- Zorg dat er veel ruimte is voor praktische oefeningen zodat collega’s meteen zelf kunnen oefenen.
- Zorg dat er na afloop trainingsmateriaal beschikbaar is dat medewerkers terug kunnen kijken.
Last but definitely not least; zorg dat de HubSpot training ook echt het startschot vormt van het interne HubSpot gebruik. De ervaring leert dat wanneer mensen niet direct na de training op regelmatige basis in HubSpot werken, het geleerde al heel snel wegzakt. Zonde van de investering in de training!
