Een groot voordeel van het HubSpot pakket is het gebruik van workflows. Met een workflow kun je je Marketing, Sales en Service verder automatiseren waardoor handmatige taken uit handen worden genomen en je veel beter in staat bent om je contacten te nurturen. De meest bekende automation is het versturen van een specifieke email naar aanleiding van een download of trigger op je website. Maar je kunt ook interne notificaties doorsturen, contact properties van je contacten aanvullen, tickets aanmaken. Noem maar op. De workflow optie is beschikbaar in het HubSpot Marketing, Sales of Service Professional pakket.
In dit blog geven we 10 workflow voorbeelden waarmee je bepaalde triggers kunt automatiseren.
1. Een contact-owner toewijzen aan je nieuwe contact
Als een contact in je CRM binnen komt, wil je graag dat een medewerker van je sales afdeling deze actief gaat oppakken. Om te zorgen dat een contact niet tussen wal en schip valt, kun je een contact owner toewijzen. Er zijn diverse manieren waarop je een contact owner kunt toewijzen in HubSpot. Mocht je een sales verantwoordelijke hebben met specifieke requirements, dan kun je een vaste contact owner koppelen aan een contact gebaseerd op bijvoorbeeld een sales regio, taal of specialisme. Maar je kunt er ook voor kiezen om de contacten random te koppelen aan één van de medewerkers van je sales team. Zo worden de nieuwe contacten evenredig verdeeld of je sales medewerkers.
Dit doe je door de actie ‘Rotate leads’ te gebruiken in je workflow. Je hebt hierbij de optie voor een lead rotatie tussen specifieke personen of een team (zoals in dit voorbeeld alle HubSpot users die zijn gekoppeld aan het Sales team
2. Taalsetting per land via een workflow instellen
HubSpot heeft geen automatische gevulde taalsetting property. Om te zorgen dat je communicatie in de juiste taal aankomt bij je contact, is het verstandig om een workflow te bouwen waardoor je hierop kunt gaan segmenteren. De meest betrouwbare bron is om hiervoor de property IP Country te gebruiken die automatisch wordt toegewezen gebaseerd op je IP-adres. De property ‘taalsetting’ moet handmatig onder properties worden aangemaakt.
3. Lead nurturing met een workflow
Als een lead zich kenbaar heeft gemaakt in je CRM door een bijvoorbeeld een whitepaper te downloaden dan wil je er alles aan doen om deze lead te nurteren naar een volgende fase van de buyer journey. Als voorbeeld in deze workflow heeft een lead een whitepaper gedownload in de Awareness fase. Om te zorgen dat de lead verder wordt genurtured kun je in een follow up offer in de consideration fase instellen. In dit voorbeeld worden de volgende stappen doorlopen:
- De whitepaper is gedownload
- Een vertraging van 3 dagen.
- Verzending van een welkomstmail rondom het thema HubSpot
- Een vertraging van 3 dagen.
- Een check of de quiz, het volgende offer in de consideration fase, al eerder is gedaan door de lead.
- Zo ja: dan wordt deze in de volgende workflow ‘consideration’ enrolled
- Zo nee: Dan wordt een mail gestuurd met de tip om de quiz te doen. Als geen verdere kliks of opens, dan stop de workflow. Als wel geopend, dan wordt de lead in de volgende workflow enrolled.
4. Lifecycle stages aanpassen naar aanleiding van een hoge leadscore
In HubSpot heb je de optie om een leadscoring in te richten. Met leadscoring kun je een bepaalde kwalificatie aan je contacten geven door scores te geven op basis van interesses, zoek- klik- en download gedrag, specifieke demografische gegevens, bedrijfsgegevens etc. Hier komt een gecombineerde score uit. Zo kun je contacten indelen naar de lifecycle stage ‘Lead’, ‘Marketing Qualified Lead’ of ‘Sales Qualified Lead’, naar gelang de hoogte van de score.
Let op: Contacten kunnen niet teruggezet worden in lifecycle stages.
5. Taak aanmaken als een lead een specifieke decision pagina heeft bezocht
Heeft iemand een specifieke pagina bezocht waarbij je weet dat je te maken hebt met een Sales Qualified Lead? Dan kun je een automatische taak aanmaken aan voor je sales medewerkers om zet te attenderen op dit feit. Deze workflow is ook ideaal in te zetten om te ontdekken waar de wensen van je huidige klanten in zijn zodat je heel relevant bent in je verkoop.
6. E-mails versturen naar aanleiding van premium offer
Als een contact een specifiek premium offer heeft gedownload of bijvoorbeeld een quiz heeft ingevuld waarbij er meerdere uitkomsten mogelijk zijn, dan kun je een workflow opbouwen waarbij per uitkomst een andere email wordt verzonden. Voor aanvang van het bouwen van de workflow moeten alle afzonderlijke e-mails klaar staan zodat je deze met if/then branches kunt opbouwen.
Let op: Als je alleen een simpele follow-up email wilt toesturen naar een lead zodra hij een formulier via een Landingspage heeft ingevuld, dan kun je rechtstreeks vanuit de Landingspage een simpel follow up email laten versturen. Hier is geen workflow voor nodig.
7. Een interne notificatie aan je sales team
Komt er een hot lead binnen via een download van een premium offer in de decision stage of doordat ze direct met een sales medewerker in contact willen komen? Dan is het verstandig dat je sales afdeling hier direct mee aan de slag gaat. Dit kan o.a. door een SMS-notificatie, een Slack notificatie of een In-App alert. In dit voorbeeld een notificatie d.m.v. een interne email:
8. Follow up bij een deal
Zodra je bezig bent met een deal bij een potentiële klant, is het essentieel dat je deze correct opvolgt. Om te zorgen dat een deal niet over het hoofd wordt gezien, is het verstandig om een vergelijkbare workflow in te richten. Uiteraard is het afhankelijk van je eigen Sales pipeline(s) en deal stages hoe je de workflow opzet.
9. Email terugkoppeling naar aanleiding van een nieuw support ticket
Als iemand een support vraag heeft gesteld en deze in je service pipeline is opgenomen, is het prettig om je contact te laten weten dat de support vraag goed is ontvangen en dat deze in behandeling is.
10. Snelle opvolging van je tickets
In de meeste gevallen is het heel belangrijk om tickets die je binnen krijgt snel op te volgen. Als vragen of problemen van (potentiële) klanten te lang blijven liggen, is de kans op negatieve recensies groot. Hiervoor kun je een workflow opzetten om de contact owner of een specifiek persoon een melding te laten krijgen dat een ticket te lang open staat.
Doe de HubSpot scan
Wil jij weten of je HubSpot optimaal hebt ingericht of wil je graag tips & tricks ontvangen van onze HubSpot consultants? Doe dan de HubSpot scan en ontdek of jij het maximale uit HubSpot haalt.
