Ben je als moderne ondernemer of marketeer zelf aan de slag gegaan met HubSpot, maar loop je eigenlijk een beetje vast? Ben je het overzicht kwijt, zowel in HubSpot als in je hoofd? Of begrijp je nog niet helemaal hoe de software in elkaar steekt? Lees dan dit artikel met handige HubSpot tips.
Vaak biedt jouw agenda niet voldoende ruimte om al je tijd in HubSpot te steken. Naast de marketing werkzaamheden in HubSpot ben je misschien ook wel verantwoordelijk voor het organiseren van evenementen en het in goede banen leiden van de interne communicatie. Of, als je zelf ondernemer bent, het gezond houden van jouw bedrijf.
Als inbound marketingbureau draaien wij wel overuren in HubSpot. Hierdoor zijn wij goed op de hoogte van zowel bestaande als nieuwe functionaliteiten en weten wij ons goed wegwijs te maken in het systeem. Door de uiteenlopende opdrachtgevers die wij ondersteunen (of geheel ontzorgen) met HubSpot, weten wij ook wat valkuilen zijn. Laat ik snel beginnen met het geven van tips.
1. Maak gebruik van mappen
Ik kan het niet vaak genoeg zeggen: maak gebruik van mappen. Die zorgen namelijk voor veel overzicht (niet alleen in HubSpot, ook op je pc). In HubSpot kun je op veel plekken mappen aanmaken, bij Email, Contact Lists, Landing Pages en File Manager. Je kunt de namen van de mappen zelf bepalen. Dit geldt ook voor de bestanden die je erin plaatst. Deze blijven – ondanks dat je ze in mappen zet – wel allemaal in je Dashboard, ofwel beginscherm staan. Als je dus naar Email gaat, zie je aan de linkerkant alle mappen, maar op je scherm alle bestanden bij elkaar. Daarom is het handig om alle bestanden op dezelfde wijze van een naam te voorzien. Bijvoorbeeld door te beginnen met je eigen naam of met de naam die verantwoordelijk is voor de mailing of de naam van de afdeling/unit. Op die manier kun je de e-mails rangschikken op naam en zo vind je mailings makkelijk terug. Bij File Manager is het helemaal belangrijk om mappen aan te maken. Daar heb je namelijk met diverse soorten bestanden te maken: video’s, PDF bestanden, afbeeldingen en noem maar op.
2. Geef de juiste bevoegdheden
In HubSpot kun je verschillende gebruikers toevoegen en elke gebruiker kun je bepaalde bevoegdheden toekennen. Dit kan erg handig zijn. Bijvoorbeeld als een collega bepaalde statistieken wil bekijken of nog een laatste aanpassing in een e-mailtekst wil doen. Met een eigen account hoeft hij niet steeds bij jou aan te kloppen. Maar pas op: maak niet zomaar voor iedereen accounts aan of denk in ieder geval goed na over welke bevoegdheden je toekent. Het kan een chaos worden als allemaal verschillende mensen onderdelen aanmaken of aanpassen in jullie HubSpot account. Gelukkig heeft HubSpot hier goed over nagedacht en bijvoorbeeld de opties onder het kopje Blog settings als volgt ingedeeld: write & publish, write only en read only. Uiteraard kun je ook voor ‘No access’ kiezen.
3. Creëer niet te veel lijsten en formulieren
Zo nu en dan maken HubSpot gebruikers te veel lijsten en formulieren aan, waardoor ze door de bomen het bos niet meer zien. Bovendien blijven oude of test lijsten en formulieren vaak staan, terwijl deze niet meer in gebruik zijn. Ik kan maar één advies geven: ruim het op en zorg voor overzicht. Wist je dat je niet voor elke landingspagina een nieuw formulier hoeft te maken maar deze vaker kunt gebruiken? Maak bijvoorbeeld een basis formulier voor downloads en evenementen en een uitgebreidere versie waarin je meer gegevens vraagt. Deze kun je dan voor verschillende downloads of evenementen gebruiken. Natuurlijk is het goed om wel te bekijken welke formulieren het beste werken en dit te vergelijken. Maar gooi na het testen de formulieren weg die je niet meer gebruikt.
4. Oude landingspagina’s unpublishen of archiveren
Onder blogartikelen plaats je regelmatig tijdsgebonden call to actions. Bijvoorbeeld als je verwijst naar een bepaald evenement of een rapport dat jaarlijks uitkomt. Vergeet niet om deze call to actions te updaten of vervangen. Zo blijf je leads generen en voorkom je dat ze op oude pagina’s terechtkomen. Landingspagina’s die je niet meer gebruikt, kun je dan ook het beste unpublishen of archiveren. Dit helpt je ook weer om overzicht te behouden.
Ga meteen goed van start en houd jouw HubSpot account op orde. Hulp nodig? Laat je dan op gang helpen of ondersteunen door een bureau. Geheel uitbesteden kan natuurlijk ook. Vind je het lastig om hier een geschikte partij voor te kiezen? Lees dan ook een eerder blog van mij: ‘Hoe kies je de juiste HubSpot partner?’.
