Verbeter je inbound recruitment proces met een chatbot [Deel 2]

Verbeter je inbound recruitment proces met een chatbotRecruitment is een van de belangrijkste onderdelen van groei voor een bedrijf. Zodra je marketing- sales- en serviceprocessen op orde zijn, kun je inschatten welke nieuwe collega’s je nodig hebt om het werk uit te voeren. Hier is een strak ingericht recruitmentproces erg handig voor. Je kunt dit proces van A tot Z door mensen laten doen, of je optimaliseert bepaalde onderdelen met bijvoorbeeld conversational marketing. In deel 1 van dit blog heb ik uitgelegd hoe je de algemene conversational marketing aanpak vertaalt naar inbound recruitment. In dit deel laat ik zien hoe een chatbot je helpt tijdens de vijf stappen van het recruitment proces.

Stap 1: Profiel van je kandidaat bepalen

Voordat je een vacature plaatst, heb je als het goed is een beeld van de ideale kandidaat. Zo’n kandidaat heeft specifieke eigenschappen, vaardigheden en kennis in huis om jou bedrijf te helpen groeien. Zorg dat je jouw conversational marketingstrategie hierop afstemt. Dit helpt verderop bij stap 3 om kandidaten te selecteren voor een gesprek.

Maak vervolgens onderscheid tussen kandidaten die als anonieme bezoeker op je website terechtkomen en kandidaten wiens naam al bekend is vanwege een eerdere conversie. Dit verschil vormt de basis voor de aansturing van je chatbot. Mijn advies: begin simpel. Kies één soort bezoeker uit om je eerste chatbot op te testen, bijvoorbeeld de terugkerende bezoeker.

Stap 2: Vacaturepagina’s inrichten

Op alle pagina’s die ook maar iets met recruitment te maken hebben, moet jouw ‘Robot Recruiter’ aan het werk. Op basis van het type websitebezoeker (nieuw of bekend) moet hij de Next Best Action bepalen. Gaat hij potentiële kandidaten vragen stellen, hen van informatie voorzien of meer vertellen over het sollicitatieproces? Om dit te bepalen, maak je eerst een overzicht van pagina’s die met werken bij jouw bedrijf te maken hebben. Denk aan de Over ons pagina, de teampagina en uiteraard de vacaturepagina’s. Bepaal per pagina of een bezoek van je ideale kandidaat aan deze pagina laat zien of hij een lage of hoge intentie heeft om te solliciteren. Pas hier vervolgens je conversational marketingstrategie op aan:  

Lage-intentie pagina

Voor een pagina die je inschat als lage-intentie pagina, richt je de chatbot in. Dat kan op basis van vooraf ingegeven conversatie scripts of door middel van een bot die taal en menselijke interactie begrijpt en een gesprek aangaat (kunstmatige intelligentie). Over deze varianten lees je in dit blog van Robbert meer. 

Hoge-intentie pagina

Voor hoge-intentie pagina’s adviseer ik om te kiezen voor een combinatie van een chatbot en live chat. Op een vacaturepagina kan je bijvoorbeeld een live chat venster plaatsen, zodat kandidaten die willen solliciteren (of dit al gedaan hebben) nog vragen kunnen stellen aan een echt mens. Buiten werktijden schakel je over op de chatbot, zodat de sollicitant 24/7 te woord wordt gestaan. 

Stap 3. Kandidaten werven

Als je jouw ideale kandidaat in kaart hebt gebracht, de soorten bezoekers hebt onderscheiden en de intentie van de pagina’s bepaald, kan het werven beginnen. Nu heb je – net als voor marketing – allerlei slimme strategieën en technieken die potentiële kandidaten naar jouw vacatures leiden. Ik licht hieronder twee varianten toe om te laten zien hoe de chatbot hierop kan inspelen. 

Scenario 1: Advertentie op een vacaturesite

Er zijn allerlei vacaturesites waar jij jouw vacature kunt plaatsen om je doelgroep te bereiken. Neem in deze vacature altijd een link op naar de vacaturepagina op jouw eigen website. Zorg er daarnaast voor dat het verkeer vanuit deze advertentie gescheiden wordt van verkeer uit andere bronnen, zoals social media advertenties. Laat de bot vervolgens per bezoeker de juiste Next Best Action inschatten. Dat betekent dat hij zijn vragen en antwoorden afstemt op de bron van de websitebezoeker, zoals een vacaturesite of social mediaplatform. Voor mensen die vanaf een vacaturesite komen, heeft dit onderscheid twee grote voordelen:

  1. Het feit dat ze rondkijken op een vacaturesite geeft aan dat ze een hoge intentie hebben om van baan te veranderen. Jouw bot kan helpen het sollicitatieproces te vergemakkelijken, waarmee je de kans vergroot dat ze daadwerkelijk solliciteren.

  2. Met een goede chatbot onderscheid je je van concurrenten op de vacaturesite en overtuig je je websitebezoekers om bij jouw bedrijf te solliciteren en niet bij hen. De bot kan je bezoekers namelijk direct informatie geven over werken bij jouw bedrijf, bijvoorbeeld door de kandidaat te wijzen op blogs waarin collega’s aan het woord zijn over hun werkdag. 

Scenario 2: Kandidaten benaderen via LinkedIn

Een andere methode is het persoonlijk (eventueel geautomatiseerd) benaderen van geschikte kandidaten op LinkedIn. Kandidaten die hierop ingaan, zijn naar hele andere informatie op zoek dan die van scenario 1. Jij benadert hen met je vacature, dus zal je met een goed verhaal moeten komen! Hoe helpt de bot je hierbij?

  1. De chatbot hoeft direct solliciteren niet te stimuleren, maar kan het gesprek aangaan over de inhoud van het werk en de bedrijfscultuur. De potentiële kandidaat weet hier namelijk nog weinig van. Sterker nog, misschien was hij niet eens op zoek naar een baan!

  2. Met live chat kun je de bezoeker stimuleren met een medewerker in gesprek te gaan over de vacature. Dit kan de kandidaat overtuigen om te solliciteren of hem aanmoedigen de vacature te delen in zijn netwerk.

Stap 4: Sollicitatieprocedure 

Zodra het sollicitatieformulier verzonden is, heb je waarschijnlijk een werkproces klaarliggen om kandidaten te selecteren en de procedure wel of niet te starten. Handig! Alleen wat doe je als de kandidaat in de tussentijd verder rondkijkt op jouw website en misschien nog vragen heeft?

Zorg dat de chatbot weet welke website bezoekers wel en niet gesolliciteerd hebben en laat hem zijn communicatie hierop aanpassen. Maak bijvoorbeeld een script voor sollicitanten waarin je thema’s bespreekt als: “Heb je vragen over het sollicitatieproces? Kan ik je ergens bij helpen?”, “Misschien vind je deze blogs van collega’s interessant...” of “Lees hier meer over onze bedrijfscultuur...”.

Ook voor twijfelende kandidaten kun je een script opstellen (twijfelaars herken je aan hun veelvuldige bezoek aan de vacaturepagina zonder dat ze solliciteren). Laat hen weten dat ze via een live chat scherm vragen kunnen stellen over de sollicitatieprocedure of het werk zelf. 

Stap 5: Onboarding nieuwe collega

Als je nieuwe collega eenmaal aan zijn eerste werkdag begint, wordt het tijd om hem onder te dompelen in de complexe B2B branche waarin jouw bedrijf zich bevindt. Een chatbot kan het inwerken van nieuwe collega’s voor een deel automatiseren. Door reguliere conversational marketing toe te passen op de website kan de collega snel informatie achterhalen zoals jullie ideale klant dat ook zou doen. Dat helpt hem niet alleen het product of jullie dienst te begrijpen, maar ook te denken vanuit de zakelijke wereld van jullie klant. 

Vergeet niet om je nieuwe aanwinst naar feedback te vragen over het werving- en selectieproces. Dat is zeer waardevolle input waarmee je de chatbot en live chat opties kunt verbeteren voor toekomstige kandidaten.  

Staat jouw Robot Recruiter al klaar?

Heb je na het lezen van mijn twee blogs zin om aan de slag te gaan met een ‘Robot Recruiter’? Of zie je het nog niet helemaal zitten? Ik ben erg benieuwd! Wil je eerst nog wat meer weten over de inbound recruitment strategie, voordat je jouw eerste bot aan het werk zet? Download dan ons e-book over inbound recruitment.